• Home
  • Jak unikać nadmiaru zadań? – ogólne zasady planowania czasu

Jak unikać nadmiaru zadań? – ogólne zasady planowania czasu

Jak unikać nadmiaru zadań? – ogólne zasady planowania czasu

Mam w życiu farta. Przynajmniej tak uważam. Poza wieloma innymi rzeczami wynika to z tego, że nigdy się nie nudzę. Jako człowiek, który przespał kilka lat swojego życia uważam to za ważne. Rodzi to jednak osobne problemy a najczęstszym z nich jest przeładowanie obowiązkami. Doświadczam tego od lat i staram się walczyć o przestrzeń na to, co ważne (niekoniecznie produktywne!). Poniżej postaram się podzielić najważniejszymi wnioskami – dojście do ich spójnego stosowania było dla mnie wieloletnią drogą, na której popełniłem mnóstwo błędów. Wiele z nich popełniam nadal.

Swoje przemyślenia postaram się uporządkować od szczegółu do ogółu – bo uważam, że w ten sposób łatwiej jest wprowadzać zmiany w życiu. Wiem też, że okoliczności niezależne od nas – wydarzenia rodzinne, szkolne, zawodowe czy osobiste – często zupełnie zmieniają sytuację, a z własnego doświadczenia mogę powiedzieć, że porażki w realizacji poniższych wskazówek są częstsze, niż sukcesy. Moim zdaniem lepiej mieć jakikolwiek system i dążyć do jego ulepszania, niż funkcjonować w chaosie. A o tym, że porządek sam czasem upada każdy się na pewno przekonał lub przekona. Mnie spotyka to regularnie i nie uważam tego za coś złego.

Zapisuj swoje plany

Ludzie aktywni mają tendencje do pakowania się w masę projektów. Znam to z doświadczenia i wiem, że w pewnym momencie staje się odruchowe. No bo jak tu odpuścić coś, co jest ważne, potrzebne i sprawia nam frajdę? Warto jednak mieć na uwadze biologiczne i czasowe ograniczenia, jakie nakłada na nas życie. Dobrą metodą na refleksję jest natychmiastowe zapisywanie każdego zadania, do którego wykonania zobowiążemy się lub zostaniemy zobowiązani. Kiedy okaże się, że lista ta jest dłuższa, niż nam się wydawało, może to być dobrym sygnałem, że po prostu przesadzamy.

Osadzaj plany w czasie

Kolejny punkt bezpośrednio wynika z pierwszego. Jeśli zapiszesz jakieś zadanie, warto od razu zastanowić się, kiedy znajdziemy czas na jego wykonanie. W świecie powszechnie dostępnej technologii nie jest to skomplikowane. Wystarczy zastosować aplikację kalendarza na telefonie i na bieżąco wpisywać do niej nowe zobowiązania. A najlepiej zanim powiemy, że coś zrobimy, zajrzeć do kalendarza i pomyśleć, czy mamy na to czas. W ten sposób możesz uniknąć dylematów takich jak „zjeść dziś coś, czy jednak spać, bo na jedno i drugie czasu nie starczy”.

Twórz nawyki i buduj rutynę

Wiem, to nie brzmi sexy. Wiem też, nie zawsze masz czas na robienie rzeczy dokładnie tak samo. Jednak zbudowanie pewnego szkieletu dnia i tygodnia a co za tym idzie godzin snu, sposobu spędzania poranków, wieczorów, wyznaczenie stałych dni na aktywność fizyczną, spotkania towarzyskie, czy obcowanie z kulturą. To jeden z najlepszych sposobów uporządkowania życia. Ułatwi Ci to także planowanie nowych zadań, bo będziesz wiedzieć, ile czasu zajmą Ci rutynowe czynności, których nie unikniesz.

Naucz się odmawiać

Osobiście miałem z tym niemałe problemy. Zwłaszcza, kiedy oferta jest atrakcyjna bądź składa ją osoba, z którą chciałbym wspólnie działać zawodowo, lub nie zawieść towarzysko. Niestety nie starczy Ci czasu na wszystko i musisz się z tym pogodzić. Sztuka asertywności nie jest prosta i poświęcono jej obszerne woluminy. W codziennym zastosowaniu można ją jednak z reguły sprowadzić do nauczenia się zdania „to świetny pomysł, życzę powodzenia, ale niestety nie mam czasu się temu poświęcić/tego zrobić, a nie chcę Cię rozczarować”.  Polecam Ci używanie go w odpowiednich sytuacjach.

 Znajdź czas na odpoczynek

W natłoku zadań bardzo łatwo jest popaść w uzależnienie od pracy. Jest ono także, jak każdy nałóg, łatwe do zracjonalizowania przez nasz mózg. Co więcej, osoby aktywne zawsze będą chciały robić więcej i irytować się, kiedy czują, że marnują swój cenny czas. Jako człowiek, który przeszedł przez etap bezsenności klinicznej, ale także zwykłej, spowodowanej nadmiarem pracy, mogę powiedzieć, że nic dobrego z tego nie wynika. Co więcej brak przerwy na robienie rzeczy dla siebie obniża naszą produktywność w stopniu, który przekracza korzyść czasową uzyskaną tym sposobem. Oczywiście są sytuacje, kiedy trzeba przysiąść do maratonu z energetykiem i zarwać nockę, ale powinien być to przemyślany wyjątek od codziennej reguły. Warto jest stworzyć sobie konkretne ramy na sen i aktywności podejmowane dla przyjemności i relaksu.

Przemyśl swoje priorytety

To, na jakie propozycje się zgadzamy, a jakie odrzucamy powinno być przede wszystkim związane z naszymi priorytetami. I tutaj dochodzimy do najtrudniejszej części, której nie załatwimy prostym lifehackiem. Dochodzenie do tego, co nas faktycznie kręci i czego chcemy od życia to proces ciągły. Sam mam od lat pewne niezmienne plany, które przekładam w czasie lub redefiniuję w zależności od okoliczności. Inne pomysły pojawiają się i odchodzą. Warto jednak przynajmniej przemyśleć, jakie ogólne cele nam przyświecają, w jakim kierunku chcemy zmierzać. Pozwoli to lepiej dobierać oferty, w których realizację postanowisz zainwestować swój czas i siły, pomoże też w planowaniu długofalowym i podporządkowaniu mu doraźnych aktywności.

Nie przejmuj się porażkami

Zastanawiam się nad wystąpieniem o nadanie doktoratu honoris causa w zakresie zawalania planów. Czy to jednak znaczy, że należy olać wszystkie poprzednie porady i lecieć na spontanie? Wydaje mi się, że nawet jeśli nie udaje nam się zrealizować wszystkiego co chcemy, lepiej jest dostosować plany do rzeczywistości, niż liczyć, że z przypadkowych działań wyjdzie nam coś sensownego. Jak pokazują niezliczone przykłady sukces życiowy jest z reguły owocem ciężkiej i regularnej pracy z domieszką szczęścia, a nie odwrotnie. Pokazują to historie geniuszy, miliarderów, gwiazd filmu czy sportu. Są to ludzie, którzy wykorzystali swoje predyspozycje, a często także dobry start życiowy, ale skupili się na pracy nad swoimi priorytetami. Drugą grupę stanowią zwykli ludzie, którzy regularną pracują na swoje codzienne szczęście. Co ważne, jest to jednak połączenie dwóch czynników: pasja bez dyscypliny rzadko przynosi sukces, zaś rutyna w robieniu rzeczy, które nas nie interesują prowadzi do frustracji.

Znajdź czas na spontan

Po siedmiu punktach o porządkowaniu życia może brzmieć to jak zaprzeczanie własnej tezie, ale czasem robienie czegoś tylko dlatego „bo mogę” jest bardzo ważne dla higieny psychicznej. Moim zdaniem jest jednak ważne, żeby był to element odskoczni od porządku, a nie jego zaprzeczeniem. Wtedy stosowanie takiej odskoczni jest wskazane i pożyteczne, nie psuje nam jednak rezultatów pracy.

Na koniec

Ten tekst nie ma być poradnikiem, który zmieni Twoje życie. Nie jest to takie proste i wymaga wielu prób i błędów. Co więcej, pewnych rzeczy zmienić się po prostu nie da albo nie warto. Jeśli dla kogoś naturalne jest funkcjonowanie w wiecznym chaosie (a znam osoby, którym wychodzi to na dobre ) niech w żaden sposób nie traktuje mojego zdania w tym temacie jako krytyki. Warto jednak rozważyć, czy na pewno nie warto spróbować drobnymi krokami zbudować nawyków uporządkowanego radzenia sobie z nadmiarem zadań i nie dać chociaż szansy takiemu podejściu.

W kolejnych publikacjach i w startującym niedługo podcaście znajdziecie znacznie więcej porad praktycznych, odnoszących się do ogólnych ram, jakie dzisiaj zarysowałem. A póki co mam dla Ciebie propozycję – zastanówcie się, na ile Wasz brak czasu wynika z okoliczności, a na ile z tego, że nie myślicie o jego organizacji. W tym drugim przypadku – zapraszam do kolejnych odsłon. 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *