Od wielu lat staram się jak najlepiej organizować swój czas. Wynika to głównie z tego, że żyjąc aktywnie i chcąc dużo robić, nie jestem zarazem gotów zrezygnować z życia towarzyskiego, zajmowania się swoimi pasjami czy rozwijania w kwestiach, które uważam za istotne. O ile na etapie gimnazjum i liceum wystarczała mi w tym celu własna pamięć, później sprawy zaczęły się nawarstwiać. Wtedy sięgnąłem po pierwsze papierowe kalendarze… i nie wyszło. Uczyłem się, jak dobrze prowadzić kalendarz… a potem rzucałem go w kąt na pół roku. Ten cykl trwał niezależnie od tego, jakiego rodzaju kalendarza używałem i czy był on tradycyjny, czy elektroniczny. Bo – jak postaram się zaraz udowodnić – nie liczy się forma, a zbudowanie nawyku. Jeśli więc chcesz poznać kilka błędów, których nie musisz popełniać – zapraszam.

Zacznę od kalendarzy tradycyjnych, czyli papierowych. Po pierwsze, żeby była jasność – nie jestem zwolennikiem nadmiernego szczególarstwa, ale przy doborze narzędzi do zadania lubię patrzeć na ich funkcjonalność. Dlatego właśnie wybierając kalendarz zawsze patrzyłem głównie na jego wielkość. Próbowałem podejść do tego na dwa sposoby. Najpierw przez dwa lata kupowałem kalendarze duże, mające miejsce zarówno na zapisywanie konkretnych dni i godzin spotkań, jak i notatki. Dzięki takiemu podejściu wiedziałem dokładnie, co i kiedy mam do zrobienia, z kim na co się umawiałem i mogłem dopisywać sobie dużo uwag do konkretnych zadań. Bardzo dobrze organizowało to moje myśli. Problem z dużym kalendarzem jest jednak łatwy do zauważenia – jest on duży. A to oznacza, że kiedy chcemy wyjść z domu bez torby, plecaka lub bojówek (tak, przez lata były to moje absolutnie ulubione spodnie) to musimy go zostawić. I tu zaczyna się problem. Drugi rodzi się w momencie, kiedy musimy zdecydować o zagospodarowaniu przestrzeni na biurku.

Z tego powodu postanowiłem dokupić sobie mały kalendarz, w którym notowałem tylko suche informacje o spotkaniach, zostawiając bardziej obszerne dane do zapisania w dużym. Efekt był łatwy do przewidzenia. Przepisywać tych samych informacji w dwa miejsca mi się nie chciało, mały kalendarz owszem – nosiłem z reguły przy sobie – ale brakowało mi w nim miejsca na informacje, do którego przywykłem. W efekcie znowu przestałem go regularnie używać i wróciłem do pamiętania spotkań, ustaleń itd. I żeby była jasność – to samo w sobie jest dobrą metodą ćwiczenia pamięci, ale problem pojawia się, kiedy umawiamy się na coś z wyprzedzeniem, albo mamy dzień zajęty od rana do wieczora ganianiem po spotkaniach. Wtedy pamięć okazuje się zawodna, a kalendarz – niezbędny. Dlatego podjąłem próbę zmiany narzędzia, na takie które lepiej mi posłuży.

Trafiło na moment, kiedy ostatecznie porzuciłem wysłużoną Nokię z Windowsem Mobile (tutaj daruję sobie komentarz) i przesiadłem na gigantycznego Honora 4x, który wytrzymywał bez ładowania 3-4 dni. Uruchomiłem zainstalowany kalendarz (nie był to Kalendarz Google) i zacząłem pracować z nim… przez kilka dni. Potem go rzuciłem w cholerę, bo aplikacja była zabugowana, nieintuicyjna i ogółem nadawała się do… w każdym razie nie do używania.

Później próbowałem różnych kalendarzy. Największym sentymentem darzę Prosty Kalendarz (Simple Calendar), który jest dokładnie taki, jak nazwa wskazuje. Do tego dobrze działa offline, co parę lat temu było dużą zaletą, zwłaszcza dla osoby jeżdżącej w ramach pracy. Niektóre rozwiązania, które stosowałem były też wbudowane w większe programy do planowania pracy zespołów – choćby Freedcamp, czy Asana. Ten drugi program to prawdziwy kombajn dla firm. Można w nim zaplanować wszystko, ma miliony funkcji i w zasadzie przydałaby się w zespole dodatkowa osoba, która by go ogarniała innym. Przynajmniej takie były moje odczucia. A potem przesiadłem się na iPhone i… nie, nie zacząłem używać aplikacji od Apple. Uważam, że jest po prostu dość kiepska. Nawet nie chodzi mi o toporny interfejs, czy nieintuicyjną obsługę dodatkowych funkcji. Po prostu dla mnie kalendarz to narzędzie do pracy, ale i współpracy. Dlatego postanowiłem nie wymyślać świata na nowo i nie iść na przekór, bo niewielu moich znajomych mogłoby ze mną współdzielić plany w aplikacjach tej konkretnej firmy. Zamiast tego udałem się do giganta, który przerabia nasze wyszukania na reklamy. I zainstalowałem kalendarz Google, z którego w tej chwili korzystam już wyłącznie. Ja wiem, prywatność. Ale szczerze – póki nie zaszyjesz się w chatce u stóp Mount Eduni (jest taki szczyt, polecam znaleźć) bez dostępu do urządzeń elektronicznych, prywatność jest moim zdaniem mniej lub bardziej iluzoryczna. Dlatego nikogo nie będę nadmiernie namawiał, ale uważam, że po prostu jest to aplikacja, która najlepiej działa na wszystkich urządzeniach, jest prosta i intuicyjna, a do tego używa jej najwięcej osób.

Tylko co z tego, że aplikacja jest fajna, skoro człowiek nie korzysta? Pod tym względem mam za sobą dość długą drogę z wieloma powrotami do najgorszych nawyków. Z samego kalendarza Google też już próbowałem wcześniej korzystać, ale nic to nie dało na dłuższą metę. Bo problemem nie była – z pewnością gorsza kilka lat temu – aplikacja, tylko mój brak regularności. Ale małymi krokami zacząłem to zmieniać. Przede wszystkim za każdym razem, kiedy rozmawiam z kimś o jakimś planie, od razu nanoszę go do kalendarza. Jeśli nie jestem pewien, czy coś faktycznie wypali dorzucam znak zapytania, który potem usuwam, albo skreślam całe wydarzenie. Dodatkowo wrzuciłem sobie kalendarz na ekran startowy telefonu, żeby był cały czas w zasięgu ręki. Tak samo w przeglądarce na laptopie – karta z kalendarzem jest zawsze przypięta. Do tego wprowadziłem prosty podział – jeśli coś jest do zrobienia na konkretną godzinę, trafia do kalendarza. Jeśli tylko w ciągu jakiegoś dnia – na listę To-do. Dzięki temu mój kalendarz nie puchnie do etapu, kiedy włączyłby mi się tryb paniki, zniechęcający do zapisywania tam czegokolwiek. Poza tym zorganizowałem go sobie wewnętrznie, tworząc pod-kalendarze dla konkretnych projektów, w które jestem zaangażowany i ze specjalną rezerwacją koloru czerwonego na deadliny. W ten sposób na pierwszy rzut oka wiem, co i w jakiej sprawie mam do zrobienia. Ustaliłem sobie też w poniedziałek rano dziesięć minut na przejrzenie wszystkich zadań na dany tydzień i ich selekcję – pomaga mi to usunąć na przykład wydarzenia dodane pół roku wcześniej, które straciły aktualność. Natomiast samo zapisywanie wyprzedzeniem nawet roku czy dwóch bardzo polecam – bo kto pamięta na przykład o anulowaniu subskrybcji programu, który kupił rok wcześniej. 

I to w sumie tyle moich przemyśleń i porad – przede wszystkim proponuje Ci próbować małymi krokami wprowadzać nawyki zapisywania rzeczy do zrobienia. Kiedy zaczniesz to robić regularnie, sam zrozumiesz i docenisz zalety korzystania z kalendarza i przestanie być to obowiązkiem, a stanie się odruchem. A o to w gruncie rzeczy chodzi.